Algemene Voorwaarden

Proces en indienen aanvraag:

De eerste datum van een initiatief is leidend voor in welk jaar het initiatief plaatsvindt en uit welk financieel potje budget gehaald kan worden.
De aanvraag dient besproken te kunnen worden in een bestuursvergadering vóór de eerste datum van het initiatief. De data en de daar bijhorende deadline staan op de website van het fonds en zijn hierin leidend.
Het bestuur tracht binnen zeven dagen na een bestuursvergadering de uitslag te communiceren.
Bij onduidelijkheid over het initiatief heeft het bestuur het recht op de laatste beslissing.
Alleen een aanvraagformulier voldoet als een aanvraag een mail over een initiatief met begroting en aanvraag bedrag is niet voldoende.
Het aanvraagformulier moet zo volledig mogelijk en naar waarheid ingevuld zijn.
o De begroting moet in balans zijn. Aanvragen waarvan uit de begroting blijkt dat er verlies wordt gedraaid met het initiatief worden niet in behandeling genomen.
o Indien u meerdere fondsen gebruikt, vermeld dan indien mogelijk de status van de verschillende aangevraagde fondsen.
o Voeg indien van toepassing het financiële resultaat van vorig jaar en een toelichting op het resultaat toe.
o Indien er sprake is van een post onvoorziene kosten mag deze max 10% van het totaal aangevraagde budget bedragen.
Indien door omstandigheden last minute een aanvraag moet worden aangepast, volstaat een mail voor de deadline ter aankondiging van een aankomende aanvraag. Gezien het bestuur op vrijwilligersbasis werkt, is het géén garantie dat voor het initiatief een uitslag kan worden geven. Geldige omstandigheden zijn:
o Slecht weer waardoor evenement opeens naar een andere locatie moet.
o Uitval vrijwilligers door ziekte of persoonlijke omstandigheden waardoor alsnog een professional moet worden ingeschakeld.
o Een initiatief dient afgelast te worden vanwege overheidskeuzes/omstandigheden terwijl er al kosten zijn gemaakt maar nu de inkomsten niet geworven kunnen worden.
Na aanleiding van de aanvraag wordt bij akkoord eerst 80% van het totaal toegekende bedrag uitgekeerd. De resterende 20% wordt achteraf getoetst. Uitgangspunten om recht te hebben op deze 20% zijn:
o Afrekening dient ingediend te zijn binnen drie maanden na einddatum initiatief. Indien langer tijd nodig blijkt te zijn binnen dit tijdsbestek wordt er schriftelijk toestemming gevraagd per mail anders vervalt alsnog de resterende 20% van de aanvraag. De datum van de verstuurde mail wordt als leidraad genomen.
o Initiatiefnemer is zelf verantwoordelijk voor het op tijd indienen en afrekenen van een aanvraag.
o Initiatiefnemer wordt geacht het Initiatievenfonds te promoten middels logo, roll up banner of banner. Indien Initiatiefnemer dit niet doet vervalt het recht op de resterende 20%.
o Het initiatieven fonds draagt alleen bij aan het tekort gekomen bedrag. Mocht bij afrekening blijken dat er minder financiële ondersteuning nodig is dan al is uitgekeerd, wordt geacht dat het overschot in bedrag wordt teruggestort.
o Afrekening bevat bonnen en afrekening op basis van begroting.
o Bij afrekening mag de eigen bijdrage niet worden verminderd.

Toetsingsregels: waar wordt rekening mee gehouden bij toekenning:

Eten en drinken à €2,50 per persoon tot een maximumbedrag van €150,-.
In geval van subsidie van SPUK rekent het Initiatevenfonds alleen met posten die geen marketing/promotie betreffen.
Een aanvraag betreft een maximum bedrag van €5000,-.
Per initiatief(aanvrager) mag een maximum van drie aanvragen per kalenderjaar gedaan worden met een maximum van €12.500,- (let op, dit is lager dan drie maal het maximumbedrag).
Professionals mogen geen aanvragen indienen, hiermee zijn Bv’s uitgesloten.
Het Initiatievenfonds vergoedt alleen de kosten van het initiatief, niet de persoonlijke kosten.
Een initiatief is georganiseerd door en/of voor de inwoners van de Gemeente Uithoorn.
Een initiatief is openbaar toegankelijk voor alle geïnteresseerde bewoners van de Gemeente Uithoorn (Openbaar toegankelijk betekend niet dat het gratis hoeft te zijn, toegangskaarten zijn toegestaan).
Een initiatief vind plaats op grondterrein van gemeente Uithoorn.

Overige

Bij het indienen van een aanvraag wordt akkoord gegeven tot het verzamelen van de gegevens vanuit het aanvraagformulier welke gedeeld mogen worden in het jaarverslag en met de Gemeente Uithoorn & De Kwakel.